Tres trabajos, con el número de antes y el número de después.
Sin testimonios y sin logos. Un caso sirve si dice qué se midió, cuánto daba antes y cuánto da ahora. Todo lo demás es decoración. Los nombres van omitidos por confidencialidad, pero los números salen de tableros de monitoreo y facturas, no de percepciones.
Sin línea base no hay caso.
Antes de tocar nada medimos el estado actual: cuántas caídas hubo en los últimos seis meses, cuánto tardó restablecer cada una, cuánto se está pagando y cuánto tiempo consume una tarea. Ese número es la línea base y queda por escrito en el informe de diagnóstico.
Sin ese paso, cualquier mejora posterior es una afirmación sin respaldo. Es también la razón por la que el diagnóstico va primero en todos nuestros contratos, aunque el cliente tenga prisa por empezar a arreglar cosas.
Caso 01 / Logística
El sistema de despachos se caía dos o tres veces al mes, casi siempre en la madrugada del lunes, que es cuando arranca la programación de rutas.
- Sector
- Logística
- Perfil
- 240 empleados, Bogotá
- Servicios
- Soporte gestionado, automatización
Qué encontramos
No era un problema de capacidad. Era un proceso de cierre nocturno que crecía cada mes y que llenaba el disco de registros. Nadie lo miraba porque las alertas estaban configuradas al 95 por ciento y para entonces ya era tarde.
Qué hicimos
- Monitoreo con umbrales calibrados y rotación automática de registros
- Copias con restauración de prueba mensual documentada
- Procedimiento escrito para los cuatro sistemas críticos
- Guardia 24x7 con escalamiento telefónico
| Indicador | Antes | Después |
|---|---|---|
| Caídas del sistema de despachos | 2 a 3 al mes | Ninguna en 7 meses |
| Tiempo medio de restablecimiento | 3 h 40 min | 22 minutos |
| Restauraciones de copia probadas | Ninguna en 2 años | 1 al mes, documentada |
Caso 02 / Retail
La factura de nube pasó de 34 a 61 millones de pesos mensuales en catorce meses, sin que el negocio hubiera crecido en la misma proporción.
- Sector
- Retail
- Perfil
- 520 empleados, Medellín
- Servicios
- Infraestructura cloud, automatización
Qué encontramos
Dieciocho ambientes de prueba encendidos las 24 horas, tres bases de datos dimensionadas para un pico de temporada que ya había pasado, y 4,2 TB de respaldos en la capa de almacenamiento más cara del proveedor.
Qué hicimos
- Línea base de costos con etiquetado obligatorio por área
- Apagado programado de ambientes fuera de horario laboral
- Redimensionamiento de bases de datos con medición previa
- Política de ciclo de vida para mover respaldos a capa fría
| Indicador | Antes | Después |
|---|---|---|
| Factura mensual de nube | 61M COP | 39M COP |
| Ambientes encendidos 24 horas | 18 | 2 (los que sí lo requieren) |
| Tiempo hasta recuperar la inversión | No aplica | 5 semanas |
Caso 03 / Manufactura
El proceso de solicitud y aprobación de compras vivía en correos y en una hoja de cálculo compartida. Nadie sabía en qué iba una solicitud sin preguntar por WhatsApp.
- Sector
- Manufactura
- Perfil
- 95 empleados, Bucaramanga
- Servicios
- Digitalización
Qué encontramos
La solicitud promedio pasaba por cinco manos y se detenía 6,5 días, de los cuales 4 eran espera pura. Dos personas dedicaban parte de su semana a consolidar información que ya existía en otro lado.
Qué hicimos
- Levantamiento del proceso real acompañando a quien lo ejecuta
- Rediseño que eliminó dos pasos de consolidación manual
- Flujo con estados, responsables y notificaciones automáticas
- Integración con el sistema contable para eliminar la digitación doble
| Indicador | Antes | Después |
|---|---|---|
| Tiempo promedio de una solicitud | 6,5 días | 1,8 días |
| Horas semanales en consolidación manual | 11 h | 0 h |
| Solicitudes sin trazabilidad | La mayoría | Ninguna |
La otra cara
Tres veces que no salió como esperábamos.
Publicar solo los éxitos es cómodo y no le sirve a nadie que esté evaluando un proveedor. Estos son los patrones de fracaso que hemos visto, incluidos los que fueron culpa nuestra.
Un alcance que se definió por teléfono
Aceptamos empezar una migración con el alcance acordado de palabra para no retrasar la fecha del cliente. A la sexta semana aparecieron cuatro integraciones que nadie mencionó y el proyecto se pasó cinco semanas del plazo. La culpa fue nuestra por no exigir el descubrimiento completo antes de comprometer una fecha. Desde entonces el descubrimiento es una fase facturada aparte y no negociable.
Un proceso digitalizado que nadie usó
Diseñamos un flujo con el gerente del área y sin las personas que iban a ejecutarlo. Quedó impecable para quien supervisaba y le agregaba trabajo a quien operaba. A los dos meses todos habían vuelto a la hoja de cálculo. Rehicimos el levantamiento sin cobrar y ahora no aceptamos un proyecto de digitalización si no podemos acompañar durante su jornada a quien hace el trabajo.
Un cliente al que debimos decirle que no
Una empresa de doce personas nos contrató soporte gestionado. Le servía mejor un freelance de confianza a una fracción del costo, y lo sabíamos. Duró cuatro meses y se fue, con razón. Ahora ese filtro está en la primera llamada: por debajo de veinte personas lo decimos de entrada, aunque signifique perder el contrato.
Lo que se repite
Los cinco hallazgos que aparecen en casi todos los diagnósticos.
Después de suficientes levantamientos, los hallazgos dejan de sorprender. Si reconoce dos o más de estos en su empresa, no es un caso raro: es lo normal.
| Hallazgo | Qué tan frecuente | Qué tan grave | Costo de arreglarlo |
|---|---|---|---|
| Copias que nunca se han restaurado | Casi siempre | Crítico | Bajo, es procedimiento |
| Sin inventario de qué hay y de qué depende | Casi siempre | Alto | Bajo, son 2 semanas |
| Alertas mal calibradas que todos ignoran | Muy frecuente | Alto | Bajo |
| Credenciales compartidas y sin rotación | Muy frecuente | Crítico | Medio |
| Ambientes de prueba encendidos sin uso | Frecuente en nube | Medio, pero caro | Muy bajo |
Guía para el comprador
Seis preguntas que le puede hacer a cualquier proveedor, incluidos nosotros.
Sirven para separar a quien opera de verdad de quien solo vende. Si un proveedor se incomoda con alguna de estas, ya obtuvo la información que necesitaba.
¿Cuándo fue la última restauración de copia que probaron, con fecha?
Una respuesta vaga como "las copias corren todos los días" no responde la pregunta. Hacer una copia y poder restaurarla son dos cosas distintas, y solo la segunda importa el día que se necesita.
¿La guardia nocturna es una persona o un buzón?
Pida que le describan la cadena: quién recibe la alerta, cómo se le avisa, en cuánto tiempo escala si no contesta. Si la respuesta es un correo a una lista de distribución, eso no es guardia.
¿Qué pasa si incumplen el tiempo de respuesta?
Si la respuesta no incluye una consecuencia económica escrita en el contrato, el SLA es una intención. Pregunte también si el descuento se aplica solo o si hay que reclamarlo, porque esa diferencia importa.
¿Ganan algo sobre el hardware, las licencias o el consumo de nube?
No es malo que un proveedor revenda, pero usted debe saberlo, porque cambia el peso de sus recomendaciones. Un integrador que gana margen sobre servidores tiende a recomendar servidores.
Si me voy, ¿qué me llevo y cuánto cuesta la salida?
Debería llevarse el inventario, los accesos, la documentación y la infraestructura descrita en código. Si la respuesta es que hay que pagar por la transferencia, ya sabe que la retención no viene del servicio.
¿Me pueden decir un caso en el que les fue mal?
Quien no tiene ninguno es porque no lleva suficiente tiempo operando o porque prefiere no contarlo. Las dos respuestas son informativas, y la forma en que la cuenta dice más que el caso en sí.
Sobre nombres, cifras y expectativas.
¿Por qué no aparecen los nombres de las empresas?
Porque la mayoría de nuestros contratos incluye confidencialidad, y porque publicar quién tiene qué infraestructura es información útil para quien quiera atacarla. Si necesita hablar con un cliente actual antes de firmar, coordinamos una llamada con alguien de su mismo sector.
¿Los números están verificados?
Salen de los tableros de monitoreo y de las facturas de los proveedores, no de una encuesta de satisfacción. En la reunión de cierre revisamos las cifras con el cliente antes de usarlas en cualquier parte.
¿Siempre sale así de bien?
No, y por eso más abajo está la sección de lo que no funcionó. Los casos que salen mal casi siempre tienen la misma raíz: alcance mal definido al inicio o una organización que no tenía el tiempo que el proyecto requería de su parte.
¿Cuánto tardan en verse resultados?
En soporte, entre dos y cuatro semanas para el monitoreo y las copias. En costos de nube, entre cuatro y seis semanas para el primer ahorro medible. En digitalización, entre cuatro y ocho semanas hasta el proceso funcionando. Nada de esto es inmediato y desconfíe de quien le prometa que sí.
¿Cuál de estos casos se parece al suyo?
Si alguno le suena conocido, cuéntenos en qué se parece y en qué no. Con eso podemos decirle qué línea base habría que medir primero en su caso.
Si quiere hablar con un cliente actual, lo coordinamos.
Antes de firmar, una llamada con alguien de su mismo sector que ya nos tenga contratados vale más que cualquier caso escrito. Solo hay que pedirla.
¿Prefiere no llenar un formulario?
Contesta una persona en horario lunes a viernes, 8:00 a 18:00 (cot). Por correo respondemos en 1 día hábil.