La IA bien configurada en las herramientas que su equipo ya usa. Después, entrenada en su trabajo real.
Configuramos la IA dentro de su Google Workspace o Microsoft 365, con cuentas de la empresa y reglas claras sobre los datos. Después entrenamos a su equipo con una tarea real por área y la dejamos funcionando. También hay taller personal.
Antes de que alguien abra la herramienta, la dejamos configurada.
La mayoría de los equipos ya tiene IA: en su plan, en la tarjeta de alguien, en una cuenta gratuita. Lo que falta es la configuración que permite usarla con información de la empresa. Eso va primero.
Cuentas de la empresa
Todos trabajan con cuentas que controla la empresa, no con cuentas personales pagadas con tarjeta propia.
Reglas de datos
Qué puede entrar y qué no entra nunca, por escrito antes de la primera instrucción.
Política de uso de una página
Qué herramientas, con qué cuentas, qué datos y quién revisa. Corta para que el equipo la lea y se pueda auditar.
Su plan, activado
Revisamos qué incluye su plan de Google Workspace o Microsoft 365 y lo encendemos antes de que compre otra cosa.
Tiempo
La IA le quita a cada persona el primer paso, que es el que más demora.
Empezar un correo difícil, resumir un documento de cuarenta páginas, pasar las notas de una reunión a un acta. Son tareas que no exigen su criterio en el primer intento, pero sí su tiempo. Con la IA, el borrador llega hecho y la persona pone lo que solo ella sabe.
En el taller elegimos las tareas que más se repiten en cada área y las resolvemos ahí mismo, con información real. Lo que sale es una forma de trabajar que el equipo ya probó.
Datos
Su información ya existe. El problema es encontrarla, y que no se filtre.
Buena parte del trabajo de oficina es buscar: el dato que está en un PDF, la condición que quedó en un correo de hace tres meses, la cifra de la hoja de cálculo que nadie sabe quién actualizó. La IA es buena para encontrar, clasificar y extraer. También es el camino más corto para que un dato de un cliente termine donde no debía.
Por eso el taller tiene las dos mitades: cómo sacarle provecho a lo que ya tiene y qué reglas seguir para no exponerlo.
Sí se usa
- Información pública
- Borradores y plantillas
- Documentos internos, solo en cuentas de la empresa
Nunca en un chat abierto
- Cédulas y datos de clientes
- Contraseñas y claves de acceso
- Contratos sin anonimizar
- Cifras y planes que no son públicos
Dinero
Antes de comprar una herramienta nueva, use la que ya paga.
Dos formas frecuentes de gastar mal en IA: pagar tres suscripciones que hacen lo mismo, cada una contratada por una persona distinta del equipo, o pagar una licencia completa que se usa para redactar dos correos al mes.
El ahorro real no viene de la herramienta. Viene de lo que deja de pasar: el reproceso por un error de digitación, el informe que se rehace porque nadie encontró la versión buena, las horas extra de cierre de mes. Eso es lo que medimos, porque es lo que se ve en las cuentas.
En el taller de empresa revisamos qué licencias tiene hoy su empresa, qué incluyen y quién las usa. Si la recomendación es cancelar algo, se la decimos.
¿En qué nivel está su equipo con la IA?
En un mismo equipo puede haber alguien que usa IA todos los días y alguien que no la ha abierto nunca. Saber dónde está cada uno evita un taller demasiado básico para unos y demasiado rápido para otros.
| Nivel | Cómo se ve | Qué duele | Siguiente paso |
|---|---|---|---|
| Nivel 1: nadie la usa | Se habla de IA en las noticias, no en el trabajo. | Las mismas tareas de siempre, al ritmo de siempre. | Una primera tarea útil, con reglas claras. |
| Nivel 2: cada quien por su lado | Algunos la usan desde su cuenta personal, sin decirlo. | Datos de la empresa en herramientas que nadie controla. | Política de uso y cuentas de la empresa. |
| Nivel 3: herramienta sin método | Hay licencias pagadas, pero se usan para lo mínimo. | Se paga por algo que no se aprovecha. | Casos de uso por área, con la tarea real. |
| Nivel 4: uso diario aislado | Cada persona tiene sus instrucciones y nadie las comparte. | Lo que aprende uno no le sirve al equipo. | Biblioteca común de instrucciones y flujos. |
| Nivel 5: integrada y medida | La IA está en el flujo de trabajo y se mide su efecto. | Poco. Aquí se ajusta, no se rescata. | Automatizar lo que ya funciona. |
El nivel 2 es el más riesgoso
Parece avance porque la gente ya usa la IA. Pero la usa desde cuentas personales, con datos de la empresa y sin que nadie sepa qué se compartió. Y se resuelve con una página de reglas antes que con otra herramienta.
Saltar al nivel 5 no funciona
Automatizar una tarea con IA antes de que alguien la haya hecho bien a mano con ella es automatizar el error. Primero se aprende a usarla en una tarea, después se comparte y al final se automatiza.
Sale del taller con una tarea suya ya resuelta.
Los cursos genéricos de IA se olvidan porque enseñan ejemplos que no son suyos. Este empieza por preguntarle qué hace en la semana.
Paso 1 / Antes
Nos cuenta sus tareas
Una conversación corta para saber qué se repite en su semana o en la de su equipo, con qué herramientas trabaja y qué datos maneja.
Paso 2 / En el taller
Configuración primero
Cuentas, reglas de datos y política de uso, listas antes de escribir la primera instrucción.
Paso 3 / En el taller
Sus tareas, en vivo
Resolvemos sus tareas reales con usted al teclado. Las instrucciones que funcionan se guardan para reutilizarlas.
Paso 4 / Después
Seguimiento
Revisamos qué se siguió usando y qué no. Si alguna tarea pide un proyecto más grande, se lo decimos con su alcance.
Para su equipo o para usted. El mismo método, otra escala.
Empresa
Para equipos que ya la usan a escondidas, o que todavía no empiezan.
Hacemos la configuración de arriba y después diseñamos cada tarea con las personas que hacen el trabajo, no solo con quien lo dirige.
Un caso por área
Cada área sale con una tarea propia resuelta: ventas, servicio al cliente, contabilidad o talento humano.
Medición antes y después
Cuánto toma hoy cada tarea elegida y cuánto toma después, medido por su equipo. Es el argumento para seguir o parar.
Personal
Para quien quiere trabajar mejor, por su cuenta.
Profesionales independientes, gerentes que quieren entender antes de decidir para su equipo, o cualquier persona que siente que la IA le está pasando por el lado.
Escribir y responder
Correos, propuestas y mensajes con un primer borrador que usted corrige en vez de empezar en blanco.
Investigar y resumir
Documentos largos, normas y reuniones convertidos en lo que usted necesita saber, con la fuente a la vista.
Organizar su semana
Pendientes, notas sueltas y listas de tareas ordenadas sin pasar la mañana del lunes en eso.
Sin exponer sus datos
Qué configurar en cada herramienta y qué no pegar nunca en un chat, aunque sea más rápido.
Sobre datos, licencias y empleos.
Si lo suyo resulta ser un proyecto, está en digitalización o en automatización.
¿Qué pasa con la información confidencial?
Es lo primero que se define, antes de abrir cualquier herramienta. Revisamos qué datos se pueden usar, en qué herramienta y con qué configuración, y qué no se pega nunca en un chat. En el taller de empresa eso queda escrito como política de uso para el equipo.
¿Tengo que pagar una suscripción nueva?
No necesariamente. Empezamos por lo que ya tiene: varios planes de Google Workspace y Microsoft 365 ya incluyen funciones de IA, y revisamos cuáles trae el suyo. Si hace falta una herramienta adicional, se lo decimos con alternativas y sin comisión, porque no revendemos licencias.
¿La IA va a reemplazar a alguien del equipo?
No es lo que enseñamos. Le quitamos a las personas el primer borrador, la búsqueda y el resumen, para que su tiempo vaya a revisar, decidir y atender. Una tarea que exige criterio y responsabilidad sigue siendo de una persona, y el taller lo deja claro.
¿Necesito saber programar?
No. El taller trabaja con herramientas que se usan escribiendo en español, como cualquier chat. Lo que sí hace falta es traer tareas reales de su trabajo: sin eso, el taller se queda en ejemplos genéricos que se olvidan en una semana.
¿Y si lo que necesito es un proyecto, no un taller?
Pasa, y se lo diremos. Si una tarea necesita integrarse con su ERP o correr sola todos los días, eso ya es un proyecto de digitalización o de automatización. El taller sirve justamente para descubrir cuál conviene hacer primero.
Cuéntenos una tarea. Le decimos si el taller sirve.
La que más tiempo le quita en la semana, suya o de su equipo. Le respondemos si el taller es lo que necesita o si le conviene otra cosa, y se lo decimos aunque la respuesta sea que todavía no.
Empiece por una tarea. La segunda sale sola.
No vendemos estrategias de inteligencia artificial de tres años. Le enseñamos a resolver una tarea real con lo que ya tiene, y después usted decide si sigue.
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